• Dernekler tarafından tutulacak defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur.
  • Defterler mürekkepli kalemle yazılmalıdır.
  • Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak, form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir.
  • Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilmelidir.
  • Elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla örneğine uygun olarak yazdırılan form veya sürekli formlar defterlere yapıştırılarak kullanılabilir.
  • Ancak, defterlere yapıştırılan çıktı köşelerinin, deftere temas edecek şekilde ve yeni bir karar alınmadan önce noterden tasdik ettirilmesi şarttır.
  • Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.
  • Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanmalıdır.
  • Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilmemelidir.
  • Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılmamalıdır.
  • Derneklere ait belgeler, kaydedildikleri defterdeki kayıt sırasına uygun olarak numaralandırılmalı ve dosyalanarak saklanmalıdır.
  • Dernek tarafından tutulması gerekli olan defterlerle ilgili hususlar 31/05/2005 tarihli ve 25772 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Dernekler Yönetmeliğinin 31-36 ncı maddelerinde ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Bu Yönetmelikte yazılı defterleri kullanacak dernekler, bunları kullanmaya başlamadan önce merkezinin bulunduğu il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Bu defterlerin kullanılmasına herhangi bir yıla bağlı kalınmaksızın sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin yıl sonunda kapatma veya her yıl için ara tasdiki yapılmaz. Ancak, Yevmiye Defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir. Büyük defterin onaylatılması zorunlu değildir.

Dernek tarafından tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren onbeş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurulması gerekir. Bu zayi belgesinin alınmaması durumunda sorumlular hakkında üç aya kadar hapis veya adlî para cezası uygulanabilmektedir.